PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔNG HỢP

CHỨC NĂNG

Phòng Hành chính Tổng hợp có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng về công tác hành chính, kế hoạch tổng hợp, quản lý nội vụ Trường và công tác thi đua khen thưởng của Trường.

NHIỆM VỤ

1. Làm nhiệm vụ thư ký cho Ban Giám hiệu: Lập kế hoạch công tác của Ban Giám hiệu; sắp xếp lịch tiếp cán bộ, viên chức trong Trường của Ban Giám hiệu; tham dự và ghi biên bản họp Ban Giám hiệu; chuẩn bị các văn bản, bài phát biểu của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng theo yêu cầu; chủ trì việc xây dựng nội dung các cuộc họp giao ban hàng tháng của Trường.
2. Tổng hợp và lập các chương trình, kế hoạch công tác của Trường trình Hiệu trưởng phê duyệt; theo dõi và đôn đốc các đơn vị thực hiện các chương trình, kế hoạch và báo cáo tình hình với Hiệu trưởng.

3. Chủ trì thực hiện công tác tổng hợp thông tin toàn diện của Trường, lập báo cáo sơ kết, tổng kết hàng tuần, tháng, quý, học kỳ và năm học của Trường; lập biểu, báo cáo thống kê theo yêu cầu của cấp trên và của Trường; đôn đốc việc thực hiện đúng nội dung và thời hạn báo cáo của các đơn vị.

4. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị trong việc đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và các quy định khác do Trường ban hành.

5. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan tổ chức các hội nghị và các sự kiện của Trường theo nhiệm vụ được phân công.

6. Là đầu mối thu thập, xử lý thông tin của Trường cho các tổ chức, cá nhân theo quy định của pháp luật và yêu cầu của Ban Giám hiệu; kịp thời báo cáo Ban Giám hiệu để giải quyết các công việc đột xuất khác.

7. Là đầu mối giao tiếp, sắp xếp lịch đón tiếp và làm việc với khách ngoài Trường của Ban Giám hiệu (trừ khách quốc tế). Đảm bảo chỗ ăn, ở, phương tiện đi lại thuận lợi, chu đáo cho khách trong thời gian công tác tại Trường khi có yêu cầu và được Hiệu trưởng phê duyệt.

8. Chuẩn bị các điều kiện cần thiết về mọi mặt cho Ban Giám hiệu đi công tác.

9. Thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, bảo mật hồ sơ, tài liệu theo quy định: tiếp nhận, xử lý văn bản đến và chuyển văn bản nội bộ trong Trường và giữa Nhà trường với cơ quan bên ngoài; quản lý và hướng dẫn các đơn vị thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ đảm bảo mọi thông tin được thông suốt, kịp thời; quản lý sử dụng con dấu của Trường theo quy định của pháp luật.

10. Quản lý việc sử dụng các loại giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy mời họp. Đặt in, mua, phân phối và quản lý các loại lịch treo tường, lịch bàn, tem thư, bưu phẩm, phong bì, giấy mời, báo chí… khi có yêu cầu của Ban giám hiệu.

11. Tổ chức soạn thảo các văn bản, quy định, quy chế thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách; thực hiện công tác chế bản, in ấn, photocopy hồ sơ, tài liệu, văn bản phục vụ quản lý và điều hành của Ban giám hiệu; quản lý việc sử dụng dịch vụ điện thoại, máy fax của Trường.

12. Quản lý Hội trường G3 và các phòng họp của Nhà trường, bao gồm cả hệ thống thiết bị. Đặt mua và quản lý trang thiết bị, dụng cụ cho việc lễ tân phục vụ các cuộc họp của Ban giám hiệu, của Nhà trường và của các đơn vị khi được Ban Giám hiệu cho phép.
13. Quản lý và điều hành việc sử dụng xe ô tô của Trường.

14. Thực hiện công tác vệ sinh, phục vụ các phòng làm việc của Ban Giám hiệu, Bí thư Đảng ủy, Chủ tịch Hội đồng trường và các phòng họp, hội trường do Phòng trực tiếp quản lý. Đảm bảo các điều kiện vật chất theo quy định cho Ban Giám hiệu, Bí thư Đảng uỷ, Chủ tịch Hội đồng trường.

15. Chủ trì, phối hợp với phòng Hợp tác quốc tế, phòng Tài vụ, phòng Quản trị Thiết bị và các đơn vị có liên quan để mua sắm, cấp phát quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường theo quy định.

16. Phối hợp với Công đoàn trường, các đơn vị liên quan và gia đình làm thủ tục tang lễ khi cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng, sinh viên của Trường qua đời và thực hiện việc hiếu, hỷ theo quy định của Trường.

17. Là đơn vị đầu mối giúp Hiệu trưởng quản lý, chỉ đạo công tác thi đua, khen thưởng của Trường; thường trực Hội đồng thi đua Trường.

18. Là cấp cơ sở quản lý toàn diện về nhân sự của Phòng và là đầu mối đại diện cho cá nhân của Phòng quan hệ với Trường và các tổ chức thuộc Trường. Đề xuất nhu cầu và phối hợp với đơn vị chức năng tham gia vào quá trình tuyển dụng viên chức, lao động hợp đồng của Phòng theo đúng quy định của Trường.

19. Quản lý và sử dụng có hiệu quả lao động, tài sản được giao phục vụ cho công tác của Phòng.

20. Trưởng phòng Hành chính Tổng hợp được phép thừa lệnh Hiệu trưởng ký và đóng dấu của Trường trong phạm vi công tác được giao. Phó Trưởng phòng được ký thừa lệnh Hiệu trưởng những văn bản do Trưởng phòng uỷ quyền.

21. Thực hiện các công việc khác khi Hiệu trưởng giao.