Tên ngành: Văn thư hành chính
Mã ngành, nghề: 5320301
Trình độ đào tạo: Trung cấp
Hình thức đào tạo: Chính quy
Đối tượng tuyển sinh: Người học đã tốt nghiệp trung học cơ sở và tương đương trở lên.
Thời gian đào tạo: 18 tháng
- Mục tiêu đào tạo
1.1. Mục tiêu chung:
– Văn thư hành chính trình độ trung cấp là một ngành, nghề gắn liền với các công việc trong văn phòng, tiếp xúc chủ yếu với các văn bản giấy tờ của các cơ quan, tổ chức, đáp ứng yêu cầu trình độ bậc 4 trong Khung trình độ quốc gia Việt Nam.
– Ngành, nghề liên quan trực tiếp đến vị trí làm việc về văn thư, lưu trữ, thư ký và lễ tân những công việc cần thực hiện như soạn thảo, quản lý văn bản,…; thu thập bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu,…; tiếp và đãi khách, xây dựng chương trình kế hoạch,…; đón tiếp khách, chuẩn bị hội họp, chuẩn bị phòng làm việc cho lãnh đạo,…
– Môi trường làm việc của người làm văn thư hành chính là tại các văn phòng của các cơ quan như: Cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và các doanh nghiệp, trường học, bệnh viện, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân.
– Bối cảnh làm việc luôn đòi hỏi người làm công tác văn thư hành chính phải cập nhật kiến thức và các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư do bộ nội vụ quy định cũng như nội quy, quy chế tại các cơ quan. Cần phải thường xuyên học tập để nâng cao trình độ, mở rộng kiến thức xã hội; rèn luyện tính cẩn thận, chi tiết, rõ ràng; xây dựng ý thức nghề và sự say mê nghề nghiệp, có ý thức bảo vệ môi trường, năng lực sáng tạo, ứng dụng được khoa học kỹ thuật, công nghệ 4.0 đáp ứng nhu cầu công việc.
– Có khả năng thực hiện tốt các nhiệm vụ chuyên môn Quản trị văn phòng; Nghiệp vụ thư ký; Văn thư – Lưu trữ theo vị trí công việc, có phương pháp đánh giá kết quả công việc chuyên môn một cách độc lập và chính xác.
1.2. Mục tiêu cụ thể:
1.2.1. Kiến thức:
– Trình bày được vị trí, ý nghĩa, tác dụng và nội dung của công tác văn thư, lưu trữ, thư ký và lễ tân trong các cơ quan, tổ chức;
– Liệt kê được các loại văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình tổ chức quản lý văn bản đến, quy trình quản lý văn bản đi; phương pháp lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; những quy định về quản lý, bảo quản và sử dụng con dấu;
– Mô tả được các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, gồm: thu thập và bổ sung tài liệu; phân loại, xác định giá trị tài liệu; tổ chức xây dựng công cụ tra tìm tài liệu; thống kê tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; công bố, xuất bản các ấn phẩm lưu trữ; xây dựng cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
– Xác định chính xác nhiệm vụ của người thư ký, như: lập kế hoạch công tác của cơ quan và các cấp lãnh đạo; chuẩn bị và tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo của cơ quan, các cấp lãnh đạo; ghi biên bản; lập hồ sơ công việc;
– Trình bày được nhiệm vụ cơ bản người làm lễ tân, như: lập kế hoạch và tổ
chức đón tiếp và tiễn khách; chuẩn bị cơ sở vật chất, bố trí, sắp xếp phòng họp, hội nghị, hội thảo; chuẩn bị phòng làm việc cho lãnh đạo;
– Trình bày được những kiến thức cơ bản về chính trị, văn hóa, xã hội, pháp luật, quốc phòng an ninh, giáo dục thể chất theo quy định.
1.2.2. Kỹ năng:
– Sử dụng được công nghệ thông tin cơ bản theo quy định;
– Trình bày được cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc.
– Mô tả được các quy chế của cơ quan về công tác văn thư.
– Trình bày được các quy chế bảo mật trong cơ quan có liên quan đến công tác văn thư.
– Đánh máy chữ và sử dụng được các phương tiện sao in tài liệu.
– Sử dụng được một số phần mềm tin học văn phòng và phần mềm chuyên dụng hỗ trợ cho nghề như Word, excel, power point, Team view…
– Phát hiện được những văn bản ban hành thiếu hoặc sai thể thức;
– Vận dụng được phương pháp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để soạn thảo một số văn bản về công tác văn thư, hành chính, lưu trữ, thư ký, lễ tân;
– Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số, ngày đến, đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính và bằng sổ, chuyển giao văn bản đến đúng quy định;
– Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản, đóng dấu văn bản, đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính và bằng sổ, làm các thủ tục phát hành văn bản đi đúng quy định;
– Sao và ban hành bản sao văn bản thành thạo theo đúng các bước của quy trình;
– Xác định chính xác hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị;
– Lập được hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ nhân sự;
– Hướng dẫn được phương pháp lập hồ sơ;
– Làm thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thành thạo theo đúng quy định;
– Soạn thảo văn bản trên máy vi tính và quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng thành thạo;
– Xác định chính xác hồ sơ cần lập trong cơ quan, đơn vị;
– Làm thủ tục và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan đúng quy định;
– Mô tả được thể lệ gửi, nhận công văn, điện tín theo địa chỉ;
– Sử dụng được ngoại ngữ cơ bản, đạt bậc 1/6 trong Khung năng lực ngoại ngữ của Việt Nam; ứng dụng được ngoại ngữ vào một số công việc chuyên môn của ngành, nghề.
1.2.3. Mức độ tự chủ và trách nhiệm
– Làm việc độc lập, tổ chức làm việc theo nhóm hiệu quả;
– Có đạo đức, lương tâm nghề nghiệp trong sáng;
– Có ý thức tổ chức kỷ luật, tác phong công nghiệp, tính nghiêm túc, trung thực, cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác;
– Có tinh thần tự học, tự rèn luyện nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu của công việc.
1.3. Vị trí việc làm sau khi tốt nghiệp:
Sau khi tốt nghiệp người học có năng lực đáp ứng các yêu cầu tại các vị trí việc làm của ngành, nghề bao gồm:
– Văn thư;
– Lưu trữ;
– Lễ tân văn phòng;
– Thư ký văn phòng.
Có khả năng tìm việc làm, tự tạo việc làm hoặc tiếp tục học lên trình độ cao hơn.
1.4. Khả năng học tập, nâng cao trình độ:
– Khối lượng kiến thức tối thiểu, yêu cầu về năng lực mà người học phải đạt được sau khi tốt nghiệp ngành, nghề Nghiệp văn thư hành chính trình độ trung cấp có thể tiếp tục phát triển ở các trình độ cao hơn;
– Người học sau tốt nghiệp có năng lực tự học, tự cập nhật những tiến bộ khoa học công nghệ trong phạm vi ngành, nghề để nâng cao trình độ hoặc học liên thông lên trình độ cao hơn trong nhóm ngành, nghề hoặc trong cùng lĩnh vực đào tạo.
- Khối lượng kiến thức và thời gian khóa học:
– Số lượng môn học, mô đun: 26
– Khối lượng kiến thức toàn khóa học: 60 Tín chỉ
– Khối lượng các môn học chung/đại cương: 255giờ
– Khối lượng các môn học, mô đun chuyên môn: 1365 giờ
– Khối lượng lý thuyết: 527 giờ; Thực hành, thực tập, thí nghiệm: 1019 giờ; Thi/ kiểm tra: 74 giờ
3. Nội dung chương trình:
